DAS BRINGT`S

Wer kennt sie nicht: die To-Do Liste, die immer länger wird. Hier gibt es eine Alternative: Probiere doch mal ein Kanban-Board aus, das die zu bearbeitenden Aufgaben und die einzelnen Arbeitsschritte bis zur Fertigstellung ganzheitlich bildlich darstellt. Dadurch, dass das Gehirn 60.000 Mal schneller Bilder als Text verarbeitet, bietet das Kanban-Board eine bessere Übersichtlichkeit und gleicht damit eventuell fehlende Bürogespräche und Absprachen aus.  Durch die strukturierte Darstellung der verschiedenen Arbeitsschritte ist für alle Teammitglieder ein aktueller Stand jederzeit ersichtlich. Ressourcen clever nutzen ist hier das Motto, denn durch das Board können schnell Engpässen sowie ungenutzte Kapazitäten identifiziert werden. Durch die durchgehende Nutzung des Kanban Boards lassen sich zudem Durchlaufzeiten von Aufgaben als auch die zu bewältigende Arbeitsbelastung eines Teams feststellen, sodass der Arbeitsumfang zukünftig besser geplant werden können.

SO GEHT´S

Das Kanban Board ist eine visuelle Hilfe, du kannst ein Whiteboard oder eine Pinnwand im Büro nutzen. Du kannst auch digitale Boards nutzen, wenn das für dich und dein Team besser passt, z.B. das Trello-Board (www.trello.com). Der erste Schritt zu einem wirkungsvollen Kanban Board ist die klare Definition und Sammlung der Arbeitsaufgaben und die  Einteilung des Boards in 4 Spalten:  „To-Do“ (zu erledigende Aufgaben), “Doing“ (in Bearbeitung) und „Done“ (Geschafft!)  sowie “Waiting”(da warten wir noch auf Zuarbeit anderer)  aufgeteilt. Danach werden die Aufgaben auf (virtuelle) Post-its geschrieben. Auch hier gilt: Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig darüber sprechen, was zu einer guten Aufgabenstellung gehört. 

Da es sich beim KANBAN um eine agile (bewegliche)  Methode handelt, ist eine kontinuierliche Überprüfung der Aufgaben und Formulierungen und des Arbeitsstandes im Team notwendig. Dies ist wichtig, um Engpässe und Anpassungspotentiale schnell zu sehen, dann zu reagieren und so das volle Potenzial so eines Boards auszuschöpfen.

Weitere Beispiele für virtuelle Kanbans: Jira und Clickup.

DARAUF SOLLTEST DU ACHTEN

Die Kanban-Methode ist eine agile Methode, die über die Zeit an Effizienz gewinnt. Daher ist eine offene Feedbackkultur für eine gute Nutzung und stetige Verbesserungen notwendig. Ein möglicher Stolperstein könnte die Anzahl von zu bearbeiten Aufgaben sein, denn das Kanban-Board ist nicht für große Projekte geeignet. Ist die Anzahl von Aufgaben zu groß, schmälert dies die Übersichtlichkeit des Systems und steigert die Gefahr von übersehenen Post-its. 

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